কাজে লাগে এমন ইংরেজির অনুশীলন করুন
ক্লিয়ার সার্ভিস কমিউনিকেশন হল একটি শেখার যোগ্য কাজের সেট: অভিবাদন, বিশদ পরীক্ষা করা, পরবর্তী ধাপ ব্যাখ্যা করা এবং সমস্যা পরিচালনা করা। একটি উচ্চারণ অনুকরণ করার বা একটি বিস্তৃত বক্তৃতা মুখস্ত করার চেষ্টা করার পরিবর্তে সংক্ষিপ্ত, সঠিক বার্তা এবং সম্মানজনক সীমানা অনুশীলন করুন।
এই লেখায়
- আপনার কাজের আসলে প্রয়োজনীয় কথোপকথনগুলি সংজ্ঞায়িত করুন
- একটি অভিবাদন এবং একটি স্পষ্ট প্রশ্ন দিয়ে খুলুন
- অভিনয়ের আগে স্পষ্টীকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন
- নম্বর, নাম এবং দিকনির্দেশের জন্য ধীরগতি করুন
- মূল্য, সময় এবং সীমা সততার সাথে ব্যাখ্যা করুন
- একটি সাধারণ ক্রমানুসারে একটি অভিযোগ পরিচালনা করুন
- সংক্ষিপ্ত বার্তা লিখুন এবং তথ্য রক্ষা করুন
- দরকারী প্রতিক্রিয়া সহ একটি সংক্ষিপ্ত অনুশীলনের রুটিন তৈরি করুন
- সূত্র ও আরও পড়ার ঠিকানা
আপনার কাজের আসলে প্রয়োজনীয় কথোপকথনগুলি সংজ্ঞায়িত করুন
কাজের জন্য ইংরেজি শেখার শুরুতে কঠিন শব্দ মুখস্থ করার চেয়ে কোন পরিস্থিতিতে কথা বলতে হয় তা চিহ্নিত করুন। ঠিকানা নিশ্চিত করা, অর্ডার মিলিয়ে নেওয়া, সময় জানানো, দেরির কারণ বোঝানো বা সহকর্মীর কাছে সাহায্য চাওয়া—প্রতিটি কাজের জন্য কয়েকটি ছোট পরিষ্কার বাক্য যথেষ্ট হতে পারে। নিজের কাজ থেকে একটি পরিস্থিতি বেছে নিয়ে জোরে বলে অনুশীলন করুন। নাম, সংখ্যা, দাম এবং তারিখ ঠিকমতো বোঝা ও ফিরিয়ে বলে মিলিয়ে নেওয়াও যোগাযোগের অংশ। না বুঝলে বিনয়ের সঙ্গে আবার জিজ্ঞাসা করুন। অনুমান করে ভুল তথ্য দেওয়ার চেয়ে আগে যাচাই করা ভাল। লক্ষ্য স্পষ্ট ও সম্মানজনক কথাবার্তা, কোনও নির্দিষ্ট উচ্চারণের অনুকরণ নয়।
যোগাযোগের উন্নতির জন্য একটি উচ্চারণ অদৃশ্য হওয়ার প্রয়োজন নেই। বোধগম্য বক্তৃতা, সংবেদনশীল গতি এবং সঠিক তথ্যের জন্য লক্ষ্য করুন। একটি গ্রাহকের ভাষা পছন্দকে সম্মান করুন যেখানে কর্মক্ষেত্র এটিকে মিটমাট করতে পারে। আপনার যদি অন্য ভাষার সাহায্যের প্রয়োজন হয় তবে বোঝার ভান না করে পরবর্তী ধাপটি ব্যাখ্যা করুন। এই নিবন্ধে অনুশীলন উদাহরণ হল মূল শিক্ষণ স্ক্রিপ্ট; আপনার নিয়োগকর্তার নিয়মের সাথে তাদের মানিয়ে নিন। একটি ভদ্র বাক্য শুধুমাত্র তখনই কার্যকর হয় যখন এটি এমন কিছু বর্ণনা করে যা আপনি আসলে করতে পারেন।
এই অংশের সূত্র: [1]
একটি অভিবাদন এবং একটি স্পষ্ট প্রশ্ন দিয়ে খুলুন
সেটিংসের সাথে মানানসই একটি ছোট খোলার ব্যবহার করুন, তারপর একটি নির্দিষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। উদাহরণস্বরূপ: হ্যালো, আমি এখানে নির্ধারিত সংগ্রহের জন্য আছি। আমি কোন কাউন্টার ব্যবহার করা উচিত? একটি দোকানে, আপনি জিজ্ঞাসা করতে পারেন কোন আকার বা পরিমাণ গ্রাহকের প্রয়োজন। চিৎকার না করে শোনার জন্য যথেষ্ট পরিষ্কারভাবে কথা বলুন। একটি দীর্ঘ মুখস্থ ভূমিকা এড়িয়ে চলুন যা কাজটি বিলম্বিত করে বা গ্রাহককে তাদের কী প্রয়োজন তা ব্যাখ্যা করার আগে বাধা দিতে বাধ্য করে।
আপনার পরবর্তী লাইনের পরিকল্পনা করার আগে উত্তরটি শুনুন। আপনার ভূমিকা যখন অনুমতি দেয় তখন মূল বিবরণ লিখুন, বিশেষ করে ব্যস্ত শিফটের সময়। অনুরোধে যদি একাধিক আইটেম অন্তর্ভুক্ত থাকে, সেগুলি একবারে একটি করে পরিচালনা করুন এবং শেষে সম্পূর্ণ তালিকা নিশ্চিত করুন। সৌজন্যের মধ্যে এমন কাউকে স্বীকার করাও রয়েছে যিনি অপেক্ষা করছেন এবং আপনি কখন সাহায্য করতে পারেন তা বলা। ঠিকানা বা ব্যক্তিগত সম্পর্কের একটি ফর্ম অনুমান করবেন না। একটি নিরপেক্ষ অভিবাদন এবং সম্মানজনক সুর সাধারণত বারবার শিরোনাম বা অপ্রয়োজনীয় পরিচিতির চেয়ে ভাল কাজ করে।
এই অংশের সূত্র: [1]
অভিনয়ের আগে স্পষ্টীকরণের জন্য জিজ্ঞাসা করুন
আপনি যদি একটি বিস্তারিত মিস করেন, অনুপস্থিত অংশ সনাক্ত করুন. আপনি বলতে পারেন: আমি ভবনের নাম শুনেছি; আপনি ফ্ল্যাট নম্বর পুনরাবৃত্তি করতে পারেন? ব্যক্তিকে সবকিছু পুনরাবৃত্তি করার চেয়ে এটি আরও কার্যকর। যদি একটি শব্দ অপরিচিত হয়, একটি সহজ ব্যাখ্যার জন্য অনুরোধ করুন বা কর্মক্ষেত্রের পদ্ধতির অধীনে একজন সহকর্মীকে জিজ্ঞাসা করুন। অনিশ্চিত থাকাকালীন মাথা নাড়ানো একটি ডেলিভারি ত্রুটি, ভুল বুকিং বা ভুল পরিষেবা রেকর্ড তৈরি করতে পারে যা পরে সংশোধন করতে বেশি সময় নেয়।
সম্পূর্ণ অংশে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ নিশ্চিত করার অনুশীলন করুন। একটি পরিমাণের মুদ্রার সাথে পুনরাবৃত্তি করুন, সকাল বা সন্ধ্যার সময় যেখানে প্রয়োজন হবে এবং প্রাসঙ্গিক বিল্ডিং বা ল্যান্ডমার্ক সহ একটি ঠিকানা। একটি সময়সীমার জন্য, দিন এবং সময় উল্লেখ করুন। বিশদটি ভুল হলে অন্য ব্যক্তিকে আপনাকে সংশোধন করতে বলুন। এটি ভাগ করে নেওয়া চেকিং, কোনো ব্যক্তির ইংরেজির পরীক্ষা নয়। যখন সম্ভব, অনুমোদিত চ্যানেলের মাধ্যমে একটি লিখিত নিশ্চিতকরণ ব্যবহার করুন যাতে উভয় পক্ষ একই তথ্যে ফিরে যেতে পারে।
এই অংশের সূত্র: [1]
নম্বর, নাম এবং দিকনির্দেশের জন্য ধীরগতি করুন
একটি কোলাহলপূর্ণ কর্মক্ষেত্রে সংখ্যা একই রকম শোনাতে পারে। তেরো এবং ত্রিশের মত বৈপরীত্য অনুশীলন করুন এবং যখন এটি একটি রেফারেন্স পরিষ্কার করে তখন পৃথকভাবে অঙ্কগুলি বলুন। মেমরির পরিবর্তে প্রকৃত রেকর্ড থেকে একটি বুকিং বা কাজের নম্বর পড়ুন। অপরিচিত উচ্চারণ নিয়ে মজা না করে, গুরুত্বপূর্ণ হলে ভদ্রভাবে নাম বানান। আপনি যদি নিশ্চিত না হন যে আপনি কোন ক্ষেত্রটি নিশ্চিত করছেন, তাহলে জিজ্ঞাসা করুন যে ব্যক্তিটি অর্ডার নম্বর, ফোন নম্বর বা অন্য শনাক্তকারীর অর্থ কিনা।
দিকনির্দেশের জন্য, একবারে একটি ধাপ দিন এবং স্থিতিশীল ল্যান্ডমার্ক ব্যবহার করুন। অস্পষ্ট নির্দেশগুলি এড়িয়ে চলুন যেমন সেখানে যান যখন ব্যক্তি আপনার অঙ্গভঙ্গি দেখতে পায় না। তারা বর্তমানে কী দেখতে পাচ্ছে তা জিজ্ঞাসা করুন, তারপর আপনার ভূমিকা এবং নিরাপত্তা সীমার মধ্যে পরবর্তী আন্দোলন ব্যাখ্যা করুন। ড্রাইভিং বা অন্যান্য নিরাপত্তা-গুরুত্বপূর্ণ কাজের সময়, ফোনটি পরিচালনা করার আগে বা বিবরণ রেকর্ড করার আগে একটি নিরাপদ স্থানে থামুন। ভাল যোগাযোগ বিভক্ত মনোযোগের মাধ্যমে একটি নতুন ঝুঁকি তৈরি না করে বিভ্রান্তি কমাতে হবে।
এই অংশের সূত্র: [1]
মূল্য, সময় এবং সীমা সততার সাথে ব্যাখ্যা করুন
যা চেক করা প্রয়োজন তা থেকে যা জানা যায় তা আলাদা করুন। একটি মূল অনুশীলন বাক্য হল: পরিদর্শন সম্পূর্ণ হয়েছে; আমি অংশের অনুমান পরীক্ষা করছি এবং আজ বিকেল চারটার মধ্যে আপনাকে আপডেট করব। এটি গ্রাহককে বর্তমান অবস্থান এবং একটি নির্দিষ্ট পরবর্তী পরিচিতি বলে। একটি কঠিন কথোপকথন শেষ করার জন্য একটি সমাপ্তির সময় আবিষ্কার করবেন না। যদি একটি অনুমান পরিবর্তিত হয়, তাহলে কী পরিবর্তন হয়েছে তা ব্যাখ্যা করুন এবং এগিয়ে যাওয়ার আগে আপনার কর্মস্থলের প্রয়োজনীয় অনুমোদন নিন।
যেখানে সম্ভব সাধারণ শব্দ ব্যবহার করুন। একা প্রযুক্তিগত লেবেলের পরিবর্তে, গ্রাহকের সিদ্ধান্তের জন্য এর অর্থ কী তা ব্যাখ্যা করুন। একটি চিত্র একটি আনুমানিক, একটি নির্দিষ্ট চার্জ বা একটি আমানত কিনা এবং এটিতে কী অন্তর্ভুক্ত রয়েছে তা উল্লেখ করুন৷ আপনি যদি রিফান্ড অনুমোদনের জন্য অনুমোদিত না হন তবে বলুন যে দায়িত্বশীল সহকর্মী এটি পর্যালোচনা করবেন। সহায়ক পরিষেবা মানে প্রতিটি অনুরোধে সম্মত হওয়া নয়। সঠিক সীমানা গ্রাহককে এমন প্রতিশ্রুতির উপর নির্ভর করা থেকে রক্ষা করে যা আপনি পূরণ করতে পারবেন না এবং সহকর্মীদের উত্তরাধিকারসূত্রে অব্যক্ত প্রতিশ্রুতি থেকে রক্ষা করে।
এই অংশের সূত্র: [1]
একটি সাধারণ ক্রমানুসারে একটি অভিযোগ পরিচালনা করুন
বাধা না দিয়ে সমস্যাটি শুনে শুরু করুন, তারপর নিরপেক্ষ ভাষায় সমস্যাটি সংক্ষিপ্ত করুন। অসুবিধা স্বীকার করুন এবং প্রাসঙ্গিক রেকর্ড পরীক্ষা করুন. আপনার পরবর্তী পদক্ষেপ হতে পারে একটি আইটেম পরিদর্শন করা, একজন সুপারভাইজারের সাথে যোগাযোগ করা বা অফিসিয়াল অভিযোগের রুট প্রদান করা। গ্রাহক কখন একটি আপডেট আশা করতে পারেন ব্যাখ্যা করুন। কোনো অসুবিধার জন্য ক্ষমাপ্রার্থনা আন্তরিক হওয়া উচিত; যান্ত্রিকভাবে এটি পুনরাবৃত্তি করা এড়িয়ে চলুন এবং ব্যক্তিকে কী ঘটবে সে সম্পর্কে অনিশ্চিত রেখে যান।
একটি আসল দৃশ্যের অনুশীলন করুন: একটি প্রতিশ্রুত আপডেট আসেনি। বলুন যে আপডেটটি মিস হয়েছে, যোগাযোগের বিশদটি নিশ্চিত করুন এবং পরবর্তী ক্রিয়াটি আপনি আসলে নিয়ন্ত্রণ করতে পারেন তার ব্যবস্থা করুন৷ গ্রাহকের সামনে অন্য বিভাগকে দোষারোপ করবেন না বা আপনি চেক করেননি এমন একটি কারণ উদ্ভাবন করবেন না। যদি কেউ আপত্তিজনক বা হুমকি দেয়, কর্মক্ষেত্রে বৃদ্ধি এবং নিরাপত্তা পদ্ধতি অনুসরণ করুন। সম্মানজনক সেবা শ্রমিকের মর্যাদা এবং নিরাপত্তার অন্তর্ভুক্ত। ভাষা অনুশীলন প্রতিটি বিবাদের সমাধান করতে পারে না, এবং এটি কর্মীদের একটি স্বাভাবিক কর্মক্ষমতা প্রয়োজনীয়তা হিসাবে হয়রানি গ্রহণ করতে শেখায় না।
সংক্ষিপ্ত বার্তা লিখুন এবং তথ্য রক্ষা করুন
একটি দরকারী কাজের বার্তা রেফারেন্স, বর্তমান অবস্থা, প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ এবং পরবর্তী যোগাযোগের কথা বলে। উদাহরণস্বরূপ: রেফারেন্স A17 এর বিপরীতে আপনার সংগ্রহ প্রস্তুত। আজ ছয়টার আগে সংগ্রহের রশিদ নিয়ে আসুন। আপনার যদি অন্য ব্যবস্থার প্রয়োজন হয় তবে পরিষেবা ডেস্কের সাথে যোগাযোগ করুন। এটি একটি উদ্ভাবিত উদাহরণ, একটি সর্বজনীন কোম্পানি নীতি নয়। পাঠানোর আগে একবার বার্তাটি পড়ুন এবং প্রাপক, তারিখ, পরিমাণ এবং সংযুক্তি পরীক্ষা করুন। বানান পরীক্ষা নিখুঁতভাবে বানান ভুল নাম মিস করতে পারে।
গ্রাহক তথ্যের জন্য অনুমোদিত চ্যানেল ব্যবহার করুন। পরিচয় নথি, ঠিকানা, অর্থপ্রদানের বিশদ বিবরণ বা অভিযোগের স্ক্রিনশট ব্যক্তিগত অনুশীলন গ্রুপে ফরোয়ার্ড করবেন না। শেখার উদাহরণ তৈরি করার সময় ব্যক্তিগত তথ্য সরান। আপনার যোগাযোগ দক্ষতা প্রদর্শনের জন্য কখনই পেমেন্ট পিন বা প্রমাণীকরণ কোডের অনুরোধ করবেন না। যদি একজন সহকর্মীর সাথে অনুশীলনের কথোপকথন রেকর্ড করেন, তাদের অনুমতি নিন; প্রয়োজনীয় অনুমোদন এবং সম্মতি ছাড়া আপনার শেখার জন্য প্রকৃত গ্রাহকদের রেকর্ড করবেন না। একটি পেশাদার যোগাযোগের অভ্যাসের মধ্যে রয়েছে কোন তথ্যের পুনরাবৃত্তি করা উচিত নয় তা জানা।
এই অংশের সূত্র: [1]
দরকারী প্রতিক্রিয়া সহ একটি সংক্ষিপ্ত অনুশীলনের রুটিন তৈরি করুন
প্রতি সপ্তাহে একটি কাজ বেছে নিন এবং কয়েকদিন ধরে দশ থেকে পনের মিনিটের জন্য অনুশীলন করুন। একটি উপযুক্ত পাঠ শুনুন, দরকারী ভাষা নোট করুন এবং তারপর আপনার নিজের কাজের উদাহরণ তৈরি করুন। একজন সহকর্মীর সাথে ভূমিকা পালন করুন, প্রতিবার একটি বিশদ পরিবর্তন করুন যাতে কথোপকথন একটি মুখস্থ পারফরম্যান্সে পরিণত না হয়। মূল তথ্যটি পরিষ্কার ছিল কিনা সে সম্পর্কে মতামতের জন্য জিজ্ঞাসা করুন। গতি এবং একটি বাক্যের শেষ শ্রবণযোগ্য কিনা তা পরীক্ষা করতে আপনি ব্যক্তিগতভাবে আপনার নিজের ভয়েস রেকর্ড করতে পারেন।
একটি ছোট উন্নতি ট্র্যাক করুন: সঠিকভাবে একটি সংখ্যা নিশ্চিত করা, একটি ফলো-আপ প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করা বা একটি পরিষ্কার আপডেট লেখা৷ একটি দীর্ঘ বর্ণানুক্রমিক শব্দভান্ডার তালিকার পরিবর্তে টাস্ক দ্বারা সংগঠিত একটি শব্দবন্ধ নোটবুক রাখুন। শিফটের পরে কঠিন পরিস্থিতিতে পুনরায় দেখুন এবং গ্রাহকের ডেটা ভাগ না করেই একটি ভাল প্রতিক্রিয়া প্রস্তুত করুন। যদি একটি চাকরির জন্য আনুষ্ঠানিক ইংরেজি মূল্যায়নের প্রয়োজন হয়, তাহলে আলাদাভাবে সেই প্রয়োজনীয়তা পরীক্ষা করুন। প্রতিদিনের উন্নতি কাজকে সহজ করে তুলতে পারে, কিন্তু কোনো সংক্ষিপ্ত অনুশীলনের রুটিন কোনো নির্দিষ্ট পরীক্ষার ফলাফল, পদোন্নতি বা নিয়োগের ফলাফলের নিশ্চয়তা দেয় না।
পাঠকের প্রশ্ন
গ্রাহক সেবা কাজের জন্য আমার কি বিদেশী উচ্চারণ দরকার?
না। বোধগম্যতা, সঠিক বিবরণ এবং একটি সম্মানজনক গতিতে ফোকাস করুন। বিভিন্ন চাকরি নির্দিষ্ট ভাষার প্রয়োজনীয়তা সেট করতে পারে, তাই নিয়োগকর্তার মানদণ্ড পড়ুন। ভূমিকাটি আসলে যে কথোপকথনগুলি ব্যবহার করে তা অনুশীলন করুন এবং শ্রোতাদের জিজ্ঞাসা করুন যে তারা মূল তথ্য বুঝতে পেরেছেন কিনা। একটি অপরিচিত উচ্চারণ অনুকরণ করার চেষ্টা করা শোনার দরকারী কাজ থেকে বিভ্রান্ত করতে পারে, একটি সংখ্যা পরীক্ষা করে এবং একটি স্পষ্ট পরবর্তী পদক্ষেপ ব্যাখ্যা করতে পারে।
আমি যখন একজন গ্রাহককে বুঝতে পারি না তখন আমি কী বলব?
আপনি যে অংশটি মিস করেছেন তা সনাক্ত করুন এবং সেই বিশদটি আবার জিজ্ঞাসা করুন। আপনি যা বুঝেছেন তা নিশ্চিত করতে পারেন, তারপর একটি ধীর বা সহজ ব্যাখ্যার জন্য অনুরোধ করুন। যদি সমস্যাটি অস্পষ্ট থেকে যায়, অনুমান করার পরিবর্তে অনুমোদিত সাহায্য নিন। গুরুত্বপূর্ণ নম্বর, ঠিকানা বা সময়সীমার জন্য, তথ্যের পুনরাবৃত্তি করুন এবং এটি পরীক্ষা করুন। একটি সংক্ষিপ্ত ব্যাখ্যা পরে একটি এড়ানো যায় এমন ভুল সংশোধন করার চেয়ে পরিচালনা করা সাধারণত সহজ।
আমি বিব্রত বোধ করলে আমি কীভাবে অনুশীলন করব?
একটি সংক্ষিপ্ত কাজ দিয়ে একা শুরু করুন যেমন একজন গ্রাহককে শুভেচ্ছা জানানো এবং একটি রেফারেন্স নিশ্চিত করা। আরামদায়ক হলে আপনার নিজের ভয়েস রেকর্ড করুন, তারপর একজন সহায়ক ব্যক্তির সাথে অনুশীলন করুন। একবারে প্রতিটি ব্যাকরণ ত্রুটির পরিবর্তে স্পষ্টতার বিষয়ে প্রতিক্রিয়া জিজ্ঞাসা করুন। বাস্তবসম্মত বৈচিত্র ব্যবহার করুন এবং ধীরে ধীরে অসুবিধা বাড়ান। প্রয়োজনীয় অনুমতি এবং অনুমোদন ছাড়া প্রকৃত গ্রাহক রেকর্ডিং বা ব্যক্তিগত ডেটা অনুশীলন সামগ্রী হিসাবে ব্যবহার করবেন না।
সূত্র ও আরও পড়ার ঠিকানা
- British Council LearnEnglish: speaking English internationally ↗
- British Council LearnEnglish: apologising, A2 practice ↗
- British Council LearnEnglish: dealing with a problem ↗
এই সংখ্যার জন্য সূত্র যাচাই করা হয়েছে। প্রকল্পের নিয়ম, পণ্যের শর্ত ও স্থানীয় প্রয়োজন বদলাতে পারে; সিদ্ধান্তের আগে সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের কাছে মিলিয়ে নিন।
